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富平县档案馆馆藏档案管理规范
发布时间 2013-11-22

  为了适应馆藏档案管理现代化、规范化的要求,便于档案的管理和检索,依据国家档案局有关规定及行业标准的要求,结合我县档案馆工作实际,特制定本规范。

  一、全宗设立

  1、历史档案全宗设立:

  民国时期档案原则上以机关、团体、单位成立全宗。

  2、中华人民共和国档案全宗设立:

  (1)中共富平县委员会及其所属各部、委办常设机构分别设立全宗、县委办公室档案归属县委全宗。

  (2)中共富平县纪律检查委员会设立全宗。

  (3)人大、政协分别设立全宗。

  (4)各人民团体分别设立全宗。

  (5)县人民政府及其所属委、办、局分别设立全宗,政府办公室档案归人民政府全宗。

  (6)县属独立分管某一方面工作或某项事业的企业,事业单位分别设立全宗。

  (7)“文革”时期的县革委会及所属机构分别设立全宗。

  (8)“文革”时期的县人委会及所属机构分别设立全宗。

  (9)“文革”期间的各种群众组织形成的材料设立全宗,并加以说明。

  (10)临时性的机构存在时间较长,有独立的职能和任务的单位设立全宗。

  (11)因机构改革、单位名称发生变化,而工作性质和主要职能未变化的,可沿续单独设立全宗,对于工作性质和主要职能发生变化的,从新成立时起设立新的全宗。

  3、专业档案不设立全宗,归入所在单位全宗,作单独目录。

  二、档号编排

  1、档号包括全宗号、案卷目录号、案卷号、卷内文件页(张)号。

  2、档号的编制遵循档号不重复的原则,即在一个档案馆内全宗号不重,一个全宗内目录号不重,一个目录内案卷号不重,一个案卷内页(张)号不重。

  3、全宗号的编排可依据实际采取以下方法:

  (1)按接收进馆顺序排列。

  (2)按系统的顺序编排。

  (3)按时期编排。

  4、案卷目录号以全宗为单位编排,用三位阿拉伯数字标识,可依据实际采取以下方法:

  (1)按保管期限编排;

  (2)按组织机构结合保管期限、年度编排。

  5、案卷号的编排:

  三、档案存放

  1、档案与资料分开存放。

  2、档案按县委部门、政府部门、五大区民国档案分库存放。

  3、资料按报纸、刊物、图书分别分类存放。

  4、照片光盘档案防磁柜存放。

  5、每个库房按全宗顺序排列存放。

  四、检索体系

  1、进行档案著录标引工作,依据需要编制各种目录,书本式目录和机检式目录相结合,符合规范化要求。

  2、检索体系包括档案馆级、全宗级、案卷级、文件级四类。

  (1)以馆藏全部档案资料为对象的档案馆指南,专题目录档案存放索引。

  (2)以全宗档案为对象的全宗目录,全宗介绍。

  (3)以案卷为对象的案卷目录。

  (4)以文件为对象的文件目录。

  (5)以馆藏资料为对象的图片、资料分类目录。

  五、档案统计

  1、建立档案接收登记薄及时准确记载档案增减变化的情况。

  2、建立全宗一览表,固定全宗排列号数,准确统计馆藏全宗数量。

  3、建立以全宗为单位的案卷目录,及时记载每个全宗档案的全面情况,进行科学管理。

  4、建立馆内设备统计台账。

  5、建立了全宗卷。

  六、库房、柜架编号

  档案库房从下到上统一编号,1号库房从入口开始,右边存放永久所有档案,左边存放长期所有档案,密集架编号,为红色架号,从库房入口处向里排列编号。2号库房从入口入开始,从右到左,从外到里编排档案柜号。

 

  •   卷号编排以目录为单位,采取流水编号法。、
  •   目录内的案卷数量适度。
  •  
  •   6、页、件号编排依照有关规定进行。
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